Закрытие компании в США не заканчивается решением владельца прекратить работу. Федеральные обязанности продолжаются до тех пор, пока бизнес не подаст необходимые финальные декларации, не рассчитается по налогам и не оформит завершение налоговых записей.
IRS публикует отдельный чеклист закрытия бизнеса. Он охватывает финальную декларацию, выплаты сотрудникам и подрядчикам, налоги, документы и действия с Employer Identification Number, известным как EIN.
1. Определите финальный налоговый период
Тип финальной декларации зависит от организационной и налоговой формы бизнеса. В соответствующей форме нужно отметить, что декларация является окончательной, и отразить деятельность за последний отчетный период.
Не следует выбирать форму только по названию компании. LLC может иметь разный федеральный режим налогообложения, поэтому сначала подтвердите фактическую классификацию и историю поданных деклараций.
- Подтвердите федеральную налоговую классификацию
- Выберите применимую финальную декларацию
- Сохраните подтверждение подачи
2. Завершите расчеты с сотрудниками
Если у компании были сотрудники, необходимо выплатить финальную заработную плату и другую причитающуюся компенсацию. Также нужно выполнить связанные обязанности по удержаниям, налогам на занятость и информационным формам.
Сохраните расчетные записи, даты платежей и подтверждения подачи. Закрытие банковского счета до завершения зарплатных и налоговых операций может создать лишние задержки.
3. Проверьте выплаты подрядчикам
Выплаты независимым подрядчикам могут требовать финальной информационной отчетности. Сверьте данные получателя, суммы и применимый срок подачи до того, как архивировать учетную систему.
Если сведения подрядчика неполны, запросите исправление через защищенный процесс. Не переносите налоговые идентификаторы в открытые таблицы и не отправляйте их в незащищенной переписке.
4. Подайте и оплатите до деактивации EIN
IRS не аннулирует EIN после его присвоения. Номер остается постоянной частью федеральной записи бизнеса, даже если компания больше не ведет деятельность.
Вместо аннулирования IRS может деактивировать налоговый счет, связанный с EIN. До запроса нужно подать все требуемые декларации и оплатить налоги, за которые бизнес отвечает.
- Укажите юридическое название
- Укажите EIN и адрес
- Объясните причину закрытия счета
- Сохраните копию и подтверждение отправки
5. Подготовьте письмо в IRS
Официальная инструкция просит указать полное юридическое название компании, EIN, адрес бизнеса и причину закрытия счета. Если сохранилось уведомление о присвоении EIN, к запросу можно приложить его копию.
Отправляйте запрос по адресу, указанному в действующей инструкции IRS, и храните копию письма вместе с подтверждением отправки. Не считайте счет закрытым только потому, что письмо подготовлено.
6. Отдельно закройте требования штата
Федеральный чеклист не заменяет процедуры штата. Компания может иметь отдельные обязанности перед Secretary of State, налоговым ведомством штата, местными органами, лицензирующими учреждениями и страховщиками.
Составьте реестр федеральных и штатных действий с ответственным лицом, сроком и подтверждающим документом. При сложной структуре, долгах или спорных выплатах обратитесь к квалифицированному налоговому и юридическому специалисту.
PATech Automation Audit помогает описать шаги, владельцев и контрольные точки внутреннего процесса. Это описание услуги, а не юридическая консультация и не гарантия корректного закрытия компании.
Практический итог таков: завершите финальную отчетность и расчеты, сохраните доказательства, отдельно закройте требования штата и только затем отправляйте запрос на деактивацию налогового счета EIN.